• مرجع کنفرانسها: 88008044 021
  • پایگاهها:

مرجع برگزاری کنفرانسهای کشور

خطا
  • ایراد در بارگذاری اطلاعات خوراک

کمیته روابط عمومی و رسانه ها

وظایف کمیته روابط عمومی و رسانه ها در یک همایش :

1- انتشار فراخوان همایش:
- از طریق مطبوعات و نشریات
- از طریق صدا و سیما
- از طریق سایت همایش
-ارسال فراخوان همایش برای افراد، شخصیتها، سازمانها و مراکز علمی ایجاد سایت همایش

2-تنظیم متن دعوتنامه شخصیتها و مسئولین استانی و ملی
-تهیه و نصب پلاکارد و تراکت در سطح شهر
-اعلام آدرس پستی و اینترنتی و شماره تلفن همایش

3-تنظیم متن تقدیرنامه از نویسندگان مقالات برتر (با امضای رئیس همایش)
4 - هماهنگی با صدا و سیما و مطبوعات در هنگام برگزاری همایش برای پوشش خبری از همایش

کمیته تشریفات

شرح وظایف کمیته تشریفات در یک همایش:

 استقبال از شرکت کنندگان در همایش در بدو ورود به شهر
-استقرار و اسکان شرکت کنندگان در محل های تعیین شده
- بازدید از برنامه های جنبی (مانند برگزاری نمایشگاه کتاب همزمان با همایش) و یا بازدیدها از اماکن دیگر
- انجام هماهنگی های لازم در خصوص محل برگزاری همایش (از لحاظ فنی، صوتی، تصویری، آماده سازی صحنه و دکور و...)
- تعیین مجری همایش 
- تعیین قاری قرآن
-هماهنگی در خصوص پخش سرود جمهوری اسلامی، نماهنگ و یا اجرای سایر جلوه ها در برگزاری همایش 
-هماهنگی با مسئولین حراست در خصوص حفظ نظم و امنیت همایش و یا جلوگیری از ورود افراد غیرمسئول
-تعیین و تنظیم محل پارک اتومبیلهای شرکت کنندگان در همایش استقبال از شرکت کنندگان در همایش در بدو ورود به محل برگزاری همایش
- ارائه کارتهای شناسایی و باکس حاوی برنامه همایش به میهمانان

کمیته انتشارات

وظایف کمیته انتشارات در یک همایش :

- انتشار برنامه اجرایی همایش (جدول زمانی روزهای برگزاری
- تهیه سربرگ های همایش
- چاپ پوستر همایش
- انتشار خلاصه مقالات
- انتشار مجموعه مقالات
- آماده سازی کارتهای شناسایی برای مدعوین و شرکت کنندگان در همایش

 

کمیته علمی

کمیته علمی در کنفرانس، تیم ارتباط با مولفین می باشد.

شرح وظایف:

1. گرفتن مقالات از طریق وب سایت

2. پاسخ به مولفین ، مبنی بر رسیدن مقالات

3. دادن مقالات به تیم بررسی اولیه مقالات

4. گرفتن پاسخ بررسی اولیه از تیم بررسی اولیه مقالات

5. گرفتن پاسخ بررسی نهایی مقالات از تیم ارتباط با داوران

6. دادن پاسخ بررسی مقالات به مولفین مبنی بر قبول یا رد مقاله

7. دادن پاسخ سوالات متفرقه مولفین

8. دادن درخواست شرکت در کنفرانس مولفین به تیم ثبت نام و پذیرش

9. دادن درخواست شرکت در کارگاههای آموزشی به تیم کارگاههای آموزشی

10. استخراج آمار و طبقه بندی اطلاعات در رابطه با تعداد و موضوع های مقالات ارسالی

11. ارسال آمار استخراج شده به تیم روابط عمومی در دبیرخانه کنفرانس

تیم های زیر مجموعه در کمیته علمی عبارتند از :

 تیم بررسی اولیه مقالات
 تیم ارتباط با داوران
تیم انتشارات
تیم کارگاهها
 تیم نشست ها و سخنرانیهای آموزشی



کمیته نمایشگاه

پلان نمایشگاه، درجه بندی غرفه ها، تعرفه غرفه ها، شرایط در اختیار گرفتن غرفه توسط اشخاص حقیقی و حقوقی، زمان تحویل غرفه ها، امکانات موجود در غرفه ها، نحوه تأمین امکانات اضافی مورد نیاز، زمان تخلیه غرفه ها، نحوه پذیرش غرفه داران، خدمات قابل ارائه در طول روزهای برگزاری نمایشگاه، نحوه تامین امنیت و سایر جزییات مختص نمایشگاه، باید به صورت مدوّن بوده و در اختیار کلیه ذینفعان به صورتی که به راحتی قابل دسترس باشد، وجود داشته باشد.
همچنین نمونه قرارداد منعقده با شرکت کنندگان، باید پیش از عقد قرارداد در اختیار ذی نفعان قرار گرفته و باید با تمام شرکت کنندگان در نمایشگاه، قرارداد منعقد شود.
نمایشگاه از قوانین و مقررات کلی حاکم بر کنفرانس ها پیروی می کند.

کمیته حامیان

جذب حمایت مالی به منظور تأمین هزینه های کنفرانس فرآیندی است، که باید به صورت کامل و با در نظر گرفتن ملاحظات خاص برگزارکننده، مدوّن شود.
به این منظور باید درجات مختلف حمایت مالی تعیین گردیده و خدماتی که دبیرخانه کنفرانس به هر درجه در قالب قرارداد / تفاهم نامه ارائه می کند، مشخص باشد.
بودجه ریزی:
تیم اجرایی متناسب با برنامه زمان بندی و با توجه به برآورد هزینه فعالیت ها، نسبت به بودجه ریزی کنفرانس اقدام می نماید.
تعیین نقدینگی مورد نیاز در زمان های مختلف و هم چنین هزینه کل در این بودجه ریزی، مشخص می شود.
با توجه به الزامات برگزارکننده ممکن است لازم باشد تا روش اجرایی مدوّنی برای هزینه کردن در کنفرانس وجود داشته باشد.
در روش اجرایی سقف تن خواه، نحوه تایید فاکتورها و چگونگی استعلام قیمت ها، مشخص خواهد شد.
روش اجرایی هزینه کردن باید به تصویب قسمت ذینفع (مالی) سازمان برگزارکننده برسد.

کمیته های اجرایی

 ستاد اجرایی: متشکل از گروه هایی است، که توسط کمیته اجرایی یا دبیر اجرایی تعیین می شوند.
ستاد اجرایی حداقل باید دارای واحدهای زیر به صورت مستقل یا ادغام شده باشد و برای موارد زیر مسئول مشخص کرده باشد:
- دبیرخانه: دبیرخانه مسئول انجام تمام هماهنگی های لازم مربوط به امور کنفرانس شامل دریافت و ارجاع مدارک، مکاتبات، ثبت نام، آماده سازی، تهیه و اقدام برای صدور برای صدور و تحویل گواهی نامه های مربوطه است.
- ثبت نام و پذیرش
- تبلیغات و روابط عمومی
- طراحی، چاپ و انتشارات
- تشریفات
- تدارکات و پشتیبانی
- امور مالی
- برنامه ریزی، کنترل پروژه و مستند سازی
- نظارت و ارزشیابی
- فنی و انفورماتیک (رایانه)
- حراست
یادآوری 1- در کنفرانس های مختلف بر اساس ابعاد آن، یک نفر می تواند بیش از یک مسئولیت را عهده دار باشد.
ستاد اجرایی می تواند واحدهای دیگری نیز مانند واحدهای به شرح زیر داشته باشد:
- جلب مشارکت حامیان (اسپانسری)
- نمایشگاه
- کارگاه های آموزشی
- امور بین الملل (برای پاسخگویی به مخاطبان خارجی)
- اسکان و هتل
- حمل و نقل
حدود اختیارات و وظایف افراد باید به صورت مدوّن تهیه و به آنها ابلاغ شود.

کمیته تبلیغات و اطلاع رسانی

با توجه به برنامه زمان بندی و بودجه ریزی انجام شده باید ساز و کار مناسبی برای اطلاع رسانی و تبلیغات در نظر گرفته شود.
هدف کمی مورد نظر برگزار کننده باید در روش های اطلاع رسانی و تبلیغات مد نظر قرار گرفته و حاصل کار رسیدن به اهداف کیفی و کمی برگزار کننده باشد.
نحوه تعامل با خبرنگاران و سایر رسانه ها باید در این روش اجرایی مشخص شده و به طور مناسب به اطلاع خبرنگاران برسد.

دبیر کنفرانس

دبیر کنفرانس شخصی حقیقی است که توسط هیات رییسه یا رییس کنفرانس تعیین می شود.
دبیر کنفرانس باید حداقل تحصیلات کارشناسی در زمینه مرتبط با موضوع کنفرانس با 10 سال سابقه کار مرتبط یا مدرک کارشناسی ارشد با 5 سال سابقه کار مرتبط داشته ، یا عضو هیات علمی دانشگاه باشد.

دبیر علمی

وظايف دبير علمي همايش به شرح ذيل است:

1. نظارت بر حسن انجام امور؛
2. همکاري با معاونت پژوهش و ساير مراکز شرکت‌کننده؛
3. نظارت بر روند ارزيابي مقالات؛
4. اداره جلسات کميته علمي؛
5. ارائه گزارش از روند برگزاري همايش در جلسه افتتاحيه؛
6. جمع‌بندي نتايج و دستاوردهاي همايش در مراسم اختتاميه؛
7. تأييد نهايي مقالات.

کمیته علمی


وظايف کميته علمي به شرح ذيل است:


1. تعيين موضوعات کلّي و محورهاي اصلي همايش؛
2. تعيين مراکز مشارکت‌کننده در برگزاري همايش و ميزان و نحوه مشارکت؛
3. تصميم‌گيري درباره نحوه اطلاع‌رساني؛
4. تعيين ملاک‌هاي پذيرش و ارزيابي مقالات؛
5. پيشنهاد زمان، نحوه برگزاري همايش و تمديد فراخوان؛
6. شناسايي و تعيين صاحب‌نظران و محققان براي سفارش مقاله؛
7. تعيين ارزيابان مقالات؛
8. تعيين سخنرانان، مصاحبه‌شوندگان، ارائه‌دهندگان مقالات و اعضاي ميزگرد همايش؛
9. سطح‌بندي مقالات و تعيين ميزان حق‌الزحمه نويسندگان مقالات، بر اساس نرخ‌هاي مصوب مؤسسه؛
10. تعيين حد نصاب مقالات براي برگزاري همايش و ارائه در همايش؛
11. نظارت بر حسن اجراي برگزاري همايش و انطباق آن با اهداف مورد نظر؛
12. گزينش مقاله‌هاي برتر جهت معرفي آنها در همايش.

دبیر اجرایی

دبير اجرائي همايش افراد متناسب و داراي توانمندي هاي لازم را جهت عضويت در كميته اجرائي و شركت در جلسات دعوت مي نمايد. 

شرح وظايف كميته اجرايي همايش :
1- تنظيم برنامه اجرايي همايش
2- تشكيل واحدهاي عملياتي كميته اجرايي و انتصاب مسئولین مربوطه
3- تعيين محل برگزاري همايش و بازديد و بررسي امكانات و كمبودهاي احتمالي آن
4- تعيين محل اسكان مدعوين ويژه و بازديد و بررسي امكانات و كمبودهاي احتمالي آن
5- تعيين ميزان وجه ثبت نام با در نظر گرفتن هزينه هاي برنامه و اعتبارات آن، با هماهنگي مركز آموزش مداوم دانشگاه
6- اقدام جهت دريافت امتياز آموزش مداوم همايش از طريق دفتر آموزش مداوم دانشگاه
7- پيگيري و نظارت بر اجراي كليه فعاليتهاي مشخص شده جهت واحدهاي عملياتي كميته اجرايي كه بطور مبسوط در ادامه ذكر گرديده است
واحدهاي عملياتي كميته اجرايي :
1- دبيرخانه، هماهنگي و تبليغات
2- انتشارات
3- تداركات
4- تشريفات، روابط عمومي
5- سمعي و بصري
6- طراحي و امور سايت
شرح وظايف دبيرخانه همايش
دبيرخانه مهمترين جزء تشكيلات اجرايي و كانون رهبري و هماهنگي فعاليتهاي اجرايي يك همايش است .

اهم فعاليتهاي دبيرخانه همايش بطور خلاصه شامل موارد زير است:

1- پيگيري تشكيل جلسات هماهنگي بين برگزاركنندگان و كميته هاي مختلف همايش ، تنظيم صورتجلسات و پي گيري مصوبات
2- پايش مداوم روند اقدامات اجرايي مطابق با جداول زمانبندي همايش 
3- انجام كلي روند مربوط به پذيرش مقاله ، ارسال مقاله به دبير علمي همايش و جمع آوري نظرات هيئت داوران با هماهنگي دبير علمي
4- كسب اطلاع از روند ثبت نام ، آمار ثبت نام كنندگان ، دريافت و جمع آوري فيش بانكي ثبت نام كنندگان
5- انجام كليه امور مكاتباتي همايش ، تبليغات و اطلاع رساني همايش

معیار ارزش گذاری گردهمایی

معیار ارزش گذاری گردهمایی:

معیار سطح برگزاری گردهمایی

معیار سطح برگزاری گردهمایی:

تعیین گروههای هدف برای یک گردهمایی

تعیین گروههای هدف برای یک گردهمایی:

ضرورت برگزاری کنفرانس

ضرورت برگزاری همایشها و کنفرانسها

تاریخچه برگزاری گردهمایی ها

تاریخچه گردهمایی ها و کنفرانس ها:

برای پی بردن به فراگردها و مفاهیم کلیدی گردهمایی های امروزی، بررسی ریشه های تاریخی آن مهم خواهد بود. برخی از پژوهشگران سابقه ی اولین گردهمایی رسمی را به حدود پنج هزار سال قبل از میلاد حضرت مسیح (ع) نسبت می دهند که سومری های باستان، با هم اندیشی مهتران اقوام، ثبت و ضبط و مکاتبه های اداری و تجاری خود را در جلسه هایی مدون، ارائه می کردند و پیشنهادهای خود در رشد و شکوفایی اقوام را به خرد جمعی می سپردند.

برخی دیگر از زمینه های این گونه هم اندیشی را می توان با بررسی مواردی نظیر طراحی و مهندسی ساخت اهرام ثلاثه ی مصر، شیو ه ی کنترل و ارتباطات در امپراتوری روم باستان و چهارچوب قانونی تجارت در ونیز قرن چهاردهم پی گرفت.

سابقه ی تاریخی اولین هم اندیشی های علمی با رویکرد اهمیت به خرد جمعی در ایران باستان به دوران کوروش کبیر باز می گردد که با دعوت از بزرگان ایران زمین به مطالعه ی حرکت سنجی و تشخیص ضرورت توجه به روابط انسانی، طراحی جا و مکان و مدیریت مواد پرداخت.

سیر تاریخی دولت ها نشان دهنده ی این است که همواره نخبگان و اندیشمندان علمی در هر حکومتی با برگزاری این گونه نشست ها و با اعتقاد به خردگرایی اجتماعی، راه کارهای خود را در بهبود شرایط وقت و مدیریت بحران، به مشورت می گذاشتند که این رویکرد در دوران معاصر ما و با توجه به عطش نسل جدید بشری در دستیابی به بیکرانه های علم، قالب گردهمایی ها، سمینارها و کنفرانس ها را به خود گرفته است که با توجه به موضوع مطروحه فرم و چهارچوب خاص و تعریف شده ای را به خود اختصاص می دهد.

روند رو به رشد توسعه ی بشری در عصر حاضر و سیر اشتها ناپذیر انسان در واکاوی ابعاد ناشناخته ای از علم و تکنولوژی، لزوم این امر مهم را بیش از پیش آشکار می سازد که باید نتایج حاصل از نشست های نخبگان ارزشمند علمی با مدیریت مدون و بسط آن به لایه های اجرایی در قالب راه کارهای علمی و عملی به ارگان های ذی ربط ابلاغ شده و نهادینه سازی شود و بی تردید ارزش گذاری آن و امکان نشست های بعدی را تا نمود عینی نتایج حاصل از این قشر خاص، به آسانی میسر نخواهد بود.

رویکرد حرفه ای به برگزاری گردهمایی ها از آن جا حائز اهمیت است که بازدهی مطلوب آن نیازمند بسترسازی مناسب قبل برگزاری، رویکرد حرفه ای و مدرن در هنگام برگزاری و تلاش مستمر و مداوم در پی گیری نتایج حاصل از آن پس از برگزاری است که می تواند این نشست ها را در زمره ی جدی ترین اقدامات در جهت تولید علم و معرفی فن آوری های نوین و امکان سنجی کاربرد گسترده ی آن در سطح اجتماع و یا آزمون کاربرد در جامعه ی آماری و پایلوت قرار دهد.

حال این نکته ی قابل توجه است که این رویکرد حرفه ای چگونه به دست می آید و راه کارهای رسیدن به نتایج مطلوب حاصل از نشست های علمی در چیست؟

از آن جا که برگزاری این نشست های خاص در ظاهر از فرمول ثابتی پیروی می کند، باید این نکته-ی مهم مدنظر قرار گیرد که تدوین استانداردهای خاص برگزاری و پیروی از متدهای ویژه ای که در سایه ی تجربه و سلیقه ی مجری برگزاری و تیم اجرایی به دست می آید، سهم عمده ای را در بهره وری و اثربخشی مطلوب کنفرانس ها، گردهمایی ها و سمینارها ایفا می کند.

متأسفانه بر مبناي اذهان بسياري از مردم،  هر تجمعي را مي توان همايش، کنفرانس، سمینار و یا کنگره خواند، در حالي كه بسياري از اين گردهمايي ها صرفاً نشست هايی كاري و قالباً در چهارچوب تصميم-گيري هاي اداري است.

اما در صورتي كه اين گردهمايي ها، ويژگي هاي يك همايش مانند ضرورت برگزاري، اهداف اصولي و مكانيسم ها و روش هاي مناسب را دارا باشد و صاحب نظران بتوانند با ارايه ی مباحث مختلف، راهكارها و روش هاي جديدي را براي رفع مشكلات و توسعه ی فعاليت هاي جامعه مطرح كنند، بسيار مفيد خواهند بود.

برگزاري سمينارها و همايش ها به عنوان يك روش، در نظام هاي بيشتر آموزشي و اطلاع رساني، در سراسر جهان به عنوان امري مقبول كاربرد دارد و شايد كاربرد مثبت و مؤثر همايش ها باعث شده كه امروزه حتي در مواردي، شكل سنتي سمينارها تغيير كند و به مدد تكنولوژي نوين، به صورت سمينارهاي از راه دور، غيرحضوري و ديجيتالي برگزار شود.

نگرش منفي برخي از افراد نسبت به برگزاري همايش ها ناشي از عدم برنامه‌ريزي صحيح و اصولي هر برگزاري است، هرچند در بسياري از همايش‌ها اين امور انجام مي‌شود و مي‌توان از نتايج آن بهره‌ي فراوان برد.

كثرت سمينارهاي برگزار شده در كشور نمي تواند موجب مباهات باشد، اما فقدان آن ها هم باعث تفاخر نيست، بلكه بايد به طور دقيق بررسي كرد كه سمينارهاي مذكور چه نتايجي دربرداشته اند.

براي بررسي ضرورت تشكيل گردهمایی هايي كه در كشور برگزار مي شود، بايد به ارزيابي جايگاه حوزه های مختلفی از جمله حوزه ی پژوهشي و آموزشی كشور پرداخت.

در واقع، اگر گردهمایی ها با هدفمندي، مطالعه و تحقيقات لازم در راستاي تقويت بنيه ی پژوهشي و تحقيقاتي و یا تجاری كشور برگزار شود، بسيار كارساز و مفيد خواهد بود؛ اما اگر به تشريفات منتهي شود، طبيعي است كه نه تنها سودي ندارد، بلكه موجب اتلاف وقت و انرژي شركت كنندگان است.

گردهمایی ارزشمند و داراي بهره وري كافي خواهد بود كه هدف مشخصی براي آن تعريف شده و براساس آن افراد خاصي دعوت شوند، اما اگر همايشي بيش از حد بزرگ شود، طبيعي است كه از كنترل خارج شده و رسيدن به اهداف مشخص را سخت خواهد كرد.

اصولاً هر كاري كه بدون رعايت اصول و ضوابط مشخص انجام شود، ويژگي و كاركرد مثبت خود را از دست مي دهد. يكي از دلايل غيركاربردي بودن بسیاری از گردهمایی هايي كه در كشور ما برگزار مي شود، اين است كه معمولاً اين گردهمايي ها فاقد چارچوب اصولي است؛ درحالي كه اگر كميته هاي مختلف برگزاري گردهمایی مانند كميته ی علمي، كميته ی ارتباطات، كميته ی تشريفات و كميته ی پيگيري پس از پايان گردهمایی، به طور هماهنگ با يكديگر عمل كرده و در جاي خود تشكيل شده و همچنين مسئولان متخصص و كارآمدي نيز برآن ها نظارت كنند، اين گردهمایی ها كارآيي لازم را خواهند داشت.

بديهي است كه برگزاري گردهمایی هاي دقيق و با اهداف از قبل تعيين شده نشانه‌ي موفقيت در توليد علم است. لذا ايجاد و پيش بيني تسهيلات قابل توجه براي ارائه دهندگان مقالات با سطح علمي مورد نظر، انگيزه‌ي شركت كنندگان را براي توليد علم بيشتر مي‌كند و موجب مي‌شود شركت‌كنندگان زمان زيادتري را به پژوهش اختصاص دهند.

فرهنگ سازي در گردهمایی ها، چيزي جز گسترش شيوه ها و روش هاي ترويج دانش نيست؛ يعني همان روشي كه در تأسيس حوزه هاي علميه، دارالفنون ها و مكتب خانه ها موردنظر مؤسسان آن ها بوده است و امروزه در شبكه هاي بزرگ دانشگاهي، اينترنتي و آموزش هاي همگاني، مورد توجه دانش گران قرار دارد.

مجريان گردهمایی ها در صورت انتشار سريع و به موقع نتايج به بار آمده در گردهمایی، ثبت و نگهداري آثار، ترويج دستاوردهاي علمي آن ها و تعهد اعضا به تبادل جديدترين يافته ها و ارايه ی آن به دستگاه هاي اطلاع رسان، مي توانند گام مؤثري را در فرهنگ سازي و بهره وري شايسته از گردهمایی ها، بردارند.

 

نفرات کلیدی کنفرانس

نفرات کلیدی کنفرانس

معیارهای انتخاب محل برگزاری گردهمایی

انتخاب زمان برگزاری همایشها از نظر میزان حضور علاقه مندان و مخاطبان بسیار اهمیت دارد. پارامترهای مختلفی در ایران زمان برگزاری همایشها را تحت تاثیر قرار میدهد که عبارتند از:
1- تقویم سال تحصیلی و زمان برگزاری امتحانات دانشگاهها
2- تعطیلات رسمی
3- مناسبتهای مذهبی خاص مانند ماه رمضان
4- تاریخهای مربوط به اتفاقات خاص در کشور
5- عدم همزمانی با همایشها و کنفرانسهای مشابه 

اردیبهشت و اسفند؛ ماه کنفرانسهای علمی ایران

در تحلیلی که اخیرا توسط سیویلیکا (پایگاه استنادی کنفرانسهای علمی پژوهشی کشور) منتشر شده است، کنفرانسهای کشور از نظر زمان برگزاری مورد تحلیل و بررسی قرار گرفته اند.

بر اساس آمار منتشر شده توسط سیویلیکا –www.CIVILICA.com، از نظر ماههای برگزاری کنفرانسها، اردیبهشت و اسفند محبوبترین ماهها برای برگزاری کنفرانسهای علمی پژوهشی هستند. در رده های بعدی آبان، آذر و مهر ماه قرار دارند. بر اساس همین اطلاعات خرداد، فروردین و شهریور ماههایی هستند که کمترین تعداد کنفرانس در آنها برگزار می شود.

توجه برگزار کنندگان کنفرانسها به اردیبهشت ماه به دلیل شرایط آب و هوایی، سپری شدن تعطیلات سال نو و بازگشایی دانشگاهها قابل ملاحظه و توجیه است ولی در خصوص اسفند ماه دلایل به این اندازه محکم نیستند و شاید اتمام فصل امتحانات را بتوان دخیل دانست.

تحلیل آماری بر روی 142 کنفرانس تخصصی که به صورت علمی – پژوهشی (دارای فراخوان مقاله) برگزار شده اند، صورت گرفته است.

آمار ماههای مختلف سال و تعداد کنفرانسهای برگزار شده در سال 1388

ردیف

ماه

تعداد   کنفرانس

درصد

1

اردیبهشت

29

20.42

2

اسفند

27

19.01

3

آبان

18

12.68

4

آذر

13

9.15

5

مهر

13

9.15

6

بهمن

9

6.34

7

مرداد

9

6.34

8

دی

8

5.63

9

تیر

7

4.93

10

خرداد

7

4.93

11

فروردین

2

1.41

 

جمع

142

 


55 درصد کنفرانسهای کشور در تهران برگزار می شود:

آمار منتشر شده توسط سیویلیکا – www.CIVILICA.com- (پایگاه استنادی مقالات کنفرانسهای کشور) در خصوص تحلیل کنفرانسهای سال 1388، نشان می دهد که از 142 کنفرانس نمایه شده دراین پایگاه تخصصی، حدود 55 درصد کنفرانسهای کشور در شهر تهران برگزار می شود.

در سال 1388، در 31 شهر کشور کنفرانس علمی - پژوهشی برگزار شده است. 5 شهر اول برگزار کننده کنفرانسها عبارتند از تهران با 78 عنوان کنفرانس (55 درصد کنفرانسهای کشور)؛ اصفهان با 8 عنوان کنفرانس، (کمتر از 6 درصد کنفرانسها)؛ اهواز، کرج و مشهد هر کدام با 4 عنوان کنفرانس.

نکته قابل توجه، تفاوت فاحش تعداد کنفرانسهای برگزار شده در شهر تهران با سایر شهرها است که نشان از شکاف علمی و یا شکاف امکانات علمی بین تهران و سایر شهرهای کشور است.

شهرهای برگزار کننده کنفرانسها (مرتب سازی بر اساس تعداد کنفرانس)

ردیف

شهر

تعداد   کنفرانس

درصد   کنفرانسها

1

تهران

78

54.93

2

اصفهان

8

5.63

3

اهواز

4

2.82

4

کرج

4

2.82

5

مشهد

4

2.82

6

اسلامشهر

3

2.11

7

تبریز

3

2.11

8

جزیره   کیش

3

2.11

9

زنجان

3

2.11

10

کرمان

3

2.11

11

نجف آباد

3

2.11

12

بهبهان

2

1.41

13

رشت

2

1.41

14

شیراز

2

1.41

15

گرمسار

2

1.41

16

همدان

2

1.41

17

یزد

2

1.41

18

بابل

1

0.70

19

بابلسر

1

0.70

20

بهشهر

1

0.70

21

رودهن

1

0.70

22

زابل

1

0.70

23

زاهدان

1

0.70

24

شاهرود

1

0.70

25

شهر ری

1

0.70

26

شهرری

1

0.70

27

قزوین

1

0.70

28

کاشمر

1

0.70

29

کرمانشاه

1

0.70

30

گنبدکاووس

1

0.70

31

ملایر

1

0.70

 

جمع

142

 

با توجه به کنفرانسهای اخیر، به نظر می رسد که سایر شهرهای کشور در برگزاری کنفرانسهای علمی پژوهشی حرکت بزرگی را آغاز نموده اند و امیدواریم که به زودی شاهد برگزاری کنفرانسهای متعدد و با کیفیت در سراسر کشور باشیم.



سالن برگزاری همایش:
 مکان برگزاری همایشها علاوه بر شهر، مستلزم انتخاب سالن همایشهای مناسب با امکانات و کیفیت خوب می باشد.
بر اساس  تجربه مشخص شده است که مدیریت و برنامه ریزی مناسب، حرف اول را در سازماندهی و برگزاری خوب یک کنفرانس دارد، ولی شرایط نامناسب سالن برگزاری را با هیچ نوع مدیریتی نمی توان پوشش داد و حتما باید قبل از برگزاری همایش، از شرایط و امکانات مناسب سالن برگزاری اطمینان حاصل کرد.

برخی از سازمانها که همایشی را برگزار میکنند، در محل سازمان خود، دارای سالن اجتماعات هستند که بنا به دلایل متعدد مایل به استفاده از سالن موجود می باشند که در این حالت باید کلیه برنامه ریزی ها را بر اساس امکانات موجود انجام داد.
سالن برگزاری معمولا یکی از بزرگترین هزینه های دوره برگزاری همایش را شامل می شود و گاها تا چند ده میلیون تومان نیز می رسد.

در آینده شرایط دقیق سالن برگزاری همایش و امکانات لازم برای آن در همین بخش ذکر خواهد شد.    

معیار انتخاب زمان برگزاری و برنامه زمانبندی گردهمایی

انتخاب زمان برگزاری همایشها از نظر میزان حضور علاقه مندان و مخاطبان بسیار اهمیت دارد. پارامترهای مختلفی در ایران زمان برگزاری همایشها را تحت تاثیر قرار میدهد که عبارتند از:
1- تقویم سال تحصیلی و زمان برگزاری امتحانات دانشگاهها
2- تعطیلات رسمی
3- مناسبتهای مذهبی خاص مانند ماه رمضان
4- تاریخهای مربوط به اتفاقات خاص در کشور
5- عدم همزمانی با همایشها و کنفرانسهای مشابه 

اردیبهشت و اسفند؛ ماه کنفرانسهای علمی ایران

در تحلیلی که اخیرا توسط سیویلیکا (پایگاه استنادی کنفرانسهای علمی پژوهشی کشور) منتشر شده است، کنفرانسهای کشور از نظر زمان برگزاری مورد تحلیل و بررسی قرار گرفته اند.

بر اساس آمار منتشر شده توسط سیویلیکا –www.CIVILICA.com، از نظر ماههای برگزاری کنفرانسها، اردیبهشت و اسفند محبوبترین ماهها برای برگزاری کنفرانسهای علمی پژوهشی هستند. در رده های بعدی آبان، آذر و مهر ماه قرار دارند. بر اساس همین اطلاعات خرداد، فروردین و شهریور ماههایی هستند که کمترین تعداد کنفرانس در آنها برگزار می شود.

توجه برگزار کنندگان کنفرانسها به اردیبهشت ماه به دلیل شرایط آب و هوایی، سپری شدن تعطیلات سال نو و بازگشایی دانشگاهها قابل ملاحظه و توجیه است ولی در خصوص اسفند ماه دلایل به این اندازه محکم نیستند و شاید اتمام فصل امتحانات را بتوان دخیل دانست.

تحلیل آماری بر روی 142 کنفرانس تخصصی که به صورت علمی – پژوهشی (دارای فراخوان مقاله) برگزار شده اند، صورت گرفته است.

آمار ماههای مختلف سال و تعداد کنفرانسهای برگزار شده در سال 1388

ردیف

ماه

تعداد   کنفرانس

درصد

1

اردیبهشت

29

20.42

2

اسفند

27

19.01

3

آبان

18

12.68

4

آذر

13

9.15

5

مهر

13

9.15

6

بهمن

9

6.34

7

مرداد

9

6.34

8

دی

8

5.63

9

تیر

7

4.93

10

خرداد

7

4.93

11

فروردین

2

1.41

 

جمع

142

 


55 درصد کنفرانسهای کشور در تهران برگزار می شود:

آمار منتشر شده توسط سیویلیکا – www.CIVILICA.com- (پایگاه استنادی مقالات کنفرانسهای کشور) در خصوص تحلیل کنفرانسهای سال 1388، نشان می دهد که از 142 کنفرانس نمایه شده دراین پایگاه تخصصی، حدود 55 درصد کنفرانسهای کشور در شهر تهران برگزار می شود.

در سال 1388، در 31 شهر کشور کنفرانس علمی - پژوهشی برگزار شده است. 5 شهر اول برگزار کننده کنفرانسها عبارتند از تهران با 78 عنوان کنفرانس (55 درصد کنفرانسهای کشور)؛ اصفهان با 8 عنوان کنفرانس، (کمتر از 6 درصد کنفرانسها)؛ اهواز، کرج و مشهد هر کدام با 4 عنوان کنفرانس.

نکته قابل توجه، تفاوت فاحش تعداد کنفرانسهای برگزار شده در شهر تهران با سایر شهرها است که نشان از شکاف علمی و یا شکاف امکانات علمی بین تهران و سایر شهرهای کشور است.

شهرهای برگزار کننده کنفرانسها (مرتب سازی بر اساس تعداد کنفرانس)

ردیف

شهر

تعداد   کنفرانس

درصد   کنفرانسها

1

تهران

78

54.93

2

اصفهان

8

5.63

3

اهواز

4

2.82

4

کرج

4

2.82

5

مشهد

4

2.82

6

اسلامشهر

3

2.11

7

تبریز

3

2.11

8

جزیره   کیش

3

2.11

9

زنجان

3

2.11

10

کرمان

3

2.11

11

نجف آباد

3

2.11

12

بهبهان

2

1.41

13

رشت

2

1.41

14

شیراز

2

1.41

15

گرمسار

2

1.41

16

همدان

2

1.41

17

یزد

2

1.41

18

بابل

1

0.70

19

بابلسر

1

0.70

20

بهشهر

1

0.70

21

رودهن

1

0.70

22

زابل

1

0.70

23

زاهدان

1

0.70

24

شاهرود

1

0.70

25

شهر ری

1

0.70

26

شهرری

1

0.70

27

قزوین

1

0.70

28

کاشمر

1

0.70

29

کرمانشاه

1

0.70

30

گنبدکاووس

1

0.70

31

ملایر

1

0.70

 

جمع

142

 

با توجه به کنفرانسهای اخیر، به نظر می رسد که سایر شهرهای کشور در برگزاری کنفرانسهای علمی پژوهشی حرکت بزرگی را آغاز نموده اند و امیدواریم که به زودی شاهد برگزاری کنفرانسهای متعدد و با کیفیت در سراسر کشور باشیم.



سالن برگزاری همایش:
 مکان برگزاری همایشها علاوه بر شهر، مستلزم انتخاب سالن همایشهای مناسب با امکانات و کیفیت خوب می باشد.
بر اساس  تجربه مشخص شده است که مدیریت و برنامه ریزی مناسب، حرف اول را در سازماندهی و برگزاری خوب یک کنفرانس دارد، ولی شرایط نامناسب سالن برگزاری را با هیچ نوع مدیریتی نمی توان پوشش داد و حتما باید قبل از برگزاری همایش، از شرایط و امکانات مناسب سالن برگزاری اطمینان حاصل کرد.

برخی از سازمانها که همایشی را برگزار میکنند، در محل سازمان خود، دارای سالن اجتماعات هستند که بنا به دلایل متعدد مایل به استفاده از سالن موجود می باشند که در این حالت باید کلیه برنامه ریزی ها را بر اساس امکانات موجود انجام داد.
سالن برگزاری معمولا یکی از بزرگترین هزینه های دوره برگزاری همایش را شامل می شود و گاها تا چند ده میلیون تومان نیز می رسد.

در آینده شرایط دقیق سالن برگزاری همایش و امکانات لازم برای آن در همین بخش ذکر خواهد شد.    

نامگذاری همایش

همانظور که در بخش انواع همایش ذکر شد، برای ناگذاری صحیح یک همایش، ابتدا باید سطح برگزاری همایش مشخص شود. برخی از دانشگاهها و موسسات به صورت داخلی، دستورالعمل مشخصی برای کنفرانسها دارند و ظرفیت هر واحد و دانشگاه بر اساس امکانات موجود تعیین شده است.

قبل از هر چیز باید سطح برگزاری کنفرانس تعیین شود. کنفرانسهای دانشجویی توسط انجمنهای علمی دانشجویی برگزار می شوند که در حال حاضر کنفرانسهای دانشجویی مهندسی برق  و همچنین کنفرانسهای دانشجویی مهندسی عمران از نمونه کاملا موفق کنفرانسهای دانشجویی در کشور هستند. کنفرانسهای دانشجویی معمولا به صورت خودجوش و تقریبا آماتوری برگزار می شوند و بیشتر از اینکه جنبه علمی آنها اهمیت داشته باشد، تجربیاتی که دانشجویان در روند برگزاری همایشها کسب می کنند اهمیت ویژه ای دارد. این کنفرانسها معمولا با حمایت مالی دانشگاه برگزاری می شوند.

برخی از کنفرانسهای دانشجویی اخیر در کشور، از نظر علمی و کیفیت برگزاری به مراتب از کنفرانسهای ملی و بین المللی کشور در جایگاه بالایی قرار داشته اند و عملکرد آنها قابل تحسین بوده است.     

شرایط برگزاری یک کنفرانس بین المللی نیز در بخش انواع همایش ذکر شد که حتما باید دانشگاهها و سازمانها به این امر توجه داشته باشند و فقط با ذکرعنوان بین المللی قصد مهم جلوه دادن کنفرانس را نداشته باشند.

در حال حاضر تعدادی از کنفرانسها در کشور، در چندین دوره متوالی برگزار شده است و به دوره سی ام خود نزدیک می شود لذا برگزار کنندگان کنفرانسهای جدید نیز باید حدالامکان به این موضوع توجه کنند که اگر کنفرانسی به صورت دوره ای توسط یک سازمان برگزار می شود، به هیچ عنوان به دنبال برگزاری دوره دیگری از آن کنفرانس را نداشته باشند و موضوع کنفرانس را به صورت دقیقتر انتخاب نمایند تا شاهد شکوفایی روز افزون جامعه علمی کشور باشیم.